Tajniki lepszej organizacji. 4 kroki do efektywniejszej pracy

Tajniki lepszej organizacji. 4 kroki do efektywniejszej pracy

  • 30 Mar Wył.

Masz problem z dotrzymaniem terminów wykonywanych zadań i często spóźniasz się na spotkania? Twój kalendarz jest nieuporządkowany, a Ty sam pracujesz w bałaganie? Lista zadań do wykonania przerasta Twoje możliwości? Spokojnie, jest na to sposób! Wystarczy, że poświęcisz chwilę na opracowanie planu zarządzania swoim czasem – dzięki temu efektywnie wykorzystasz każdą chwilę spędzoną w biurze i nie będziesz musiał zabierać pracy do domu.

Zawodowe rozpraszacze

Wiele osób narzeka na konieczność wyrabiania nadgodzin czy brania pracy do domu. Jeśli jednak granica ta niebezpiecznie się zaciera i brakuje czasu na sen, sport czy relaks, należy przyjrzeć się przyczynom takiej sytuacji. Najprawdopodobniej wszystkiemu jest winna zła organizacja pracy – każdego dnia obowiązki zabierają coraz więcej czasu, niż powinny, przez co obniża się ich  efektywność. Naukowcy biją na alarm: bierzemy na siebie coraz więcej zadań, ale czy jesteśmy w stanie im podołać? Niestety nie – wydajność pracy nie rośnie wprost proporcjonalnie do liczby godzin spędzonych w biurze. Rozpraszamy się sprawdzaniem poczty, przeglądaniem Facebooka czy innych mediów społecznościowych, wyjściem na papierosa lub lunch. Nawet gdy już jesteśmy czymś zajęci, nagle dzwoni telefon lub ktoś inny zakłóca nam pracę… Po pierwsze: usuń ze swojego otoczenia wszystko to, co Ci przeszkadza. Odbieraj tylko naprawdę ważne połączenia, nie tweetuj i ukróć pogaduszki w biurowym open space.

Diabeł tkwi w szczegółach

Czy śpioch lub bałaganiarz mogą zostać mistrzami dobrej organizacji? To możliwe! Jeśli Twoim problemem jest poranne wstawanie, z łóżka zwlekasz się dopiero po piątej drzemce, a w drodze do pracy orientujesz się, że na biurku zostawiłeś firmową pieczątkę, pomyśl o spakowaniu niezbędnych rzeczy wieczorem. W ten sposób unikniesz wiecznego spóźnialstwa i niepotrzebnego stresu – poświęć chwilę na wyprasowanie koszuli, schowaj do teczki wszystkie niezbędne dokumenty, kluczyki do samochodu chowaj zawsze do tej samej szufladki. Dzięki temu zyskasz nawet kwadrans cennego snu dziennie i będziesz na czas nawet mimo korków.

A co w sytuacji, kiedy Twoje biurko tonie pod stosami dokumentów, notatek na kolorowych karteczkach, kubków po kawie i papierków z batonów? Odpowiedzią jest absolutne pozbycie się z niego tego wszystkiego, co zagraca przestrzeń: każda rzecz w Twojej przestrzeni ma mieć swoje miejsce. Zadbaj o organizer dla artykułów biurowych, takich jak długopisy, nożyczki czy zakreślacze, a dokumenty trzymaj w segregatorach i teczkach. Wyrzuć także nieaktualną już prasę, stare bilety i kwitki za parkowanie, uschnięte gałązki rośliny w doniczce. Jeśli chcesz zadbać o systematyczną czystość swojego miejsca pracy, wyznacz sobie jeden dzień w tygodniu, który poświęcisz na porządki.

Mierz siły na zamiary, czyli jak dobrze zorganizować pracę

Dobra organizacja pracy to taka, która umożliwia wykonywanie wszystkich czynności zawodowych w zaplanowanym czasie. Charakteryzuje się uporządkowaniem, poprawnie i realnie opracowanym planem działania, nadaniem zadaniom priorytetów i ich realizacją. Dzięki niej kariera wciąż może się rozwijać: jeśli wyrabiasz się ze swoimi obowiązkami w pracy, masz czas na szkolenia czy spotkania poświęcone rozwojowi osobistemu i zawodowemu.

Jeśli mimo nakładających się terminów podejmujesz się wykonania kolejnego zlecenia, nie będziesz w stanie mu sprostać. Bierz pod uwagę, że nie zawsze wszystko pójdzie gładko i konieczne mogą okazać się kolejne poprawki do Twoich projektów. „Plan B” zapobiega ewentualny opóźnieniom i pomaga dostosować się do nagłych wydarzeń. Nawet jeśli nie wyrabiasz się z obowiązkami, powiedz o tym współpracownikom – dobra, sprawna komunikacja to podstawa. W razie problemów z organizacją czasu spróbujcie podzielić się zadaniami; łatwiej będzie doprowadzić zadanie do końca.

Mapa myśli w służbie lepszej organizacji

Dobrze zorganizowany pracownik to osoba elastyczna i kreatywna. Jeśli w Twoim przypadku checklisty nie są skuteczne, spróbuj nadać im nieco inną formę: doskonale sprawdza się tzw. metoda myślenia wizualnego, czyli mapę myśli – obowiązków. Do jej zrobienia potrzebujesz kartki papieru, samoprzylepnych karteczek lub kolorowych długopisów. Zacznij od wypisania na brudno wszystkich rzeczy, które masz do zrobienia w tym tygodniu i zastanów się, na jakie kategorie mógłbyś je podzielić. Kryterium może być ostateczny termin ich realizacji (dziś, jutro, weekend), tematyka (projekt A, urodzinowa impreza kuzynki, raport na spotkanie z klientem, maile do napisania), priorytety (ważne, mega ważne i nieobowiązkowe, ale do wykonania) lub dziedzina życia, której dotyczą (dom, praca, szkoła, dodatkowe zajęcia). Zapisz te kategorie, a potem dodaj  poszczególne przedsięwzięcia w formie „gałązek” – taka mapa to czytelne i przejrzyste rozpisanie całej to-do-list, a w dodatku łatwo jest na niej umieścić kolejne rzeczy. Myślenie wizualne to świetny sposób na poprawę organizacji pracy, a przy tym świetna zabawa!



Archiwum

61 812 61 33 biuro@contino.pl ul. Naramowicka 47/103 61-622 Poznań