Jak prawidłowo przechowywać dokumenty w firmie?

Jak prawidłowo przechowywać dokumenty w firmie?

  • 22 Maj Wył.

Sposób i miejsce przechowywania dokumentacji wpływa na sprawny proces zarządzania w przedsiębiorstwie. Warto korzystać z funkcjonalnych i zamykanych mebli, dzięki czemu archiwizacja akt stanie się prosta i przyjemna.

 

W każdej firmie – niezależnie od wielkości – trzeba przechowywać ważne dokumenty. W zależności od ich rangi, różny jest okres ich przechowywania. Mimo tego, zawsze musi być wystarczająca ilość miejsca w biurze, w którym zabezpieczone będą faktury, umowy, akta czy księgi rachunkowe.

Jak najlepiej przechowywać dokumentację? Wyjścia są dwa:

  • pierwszym jest samodzielne przechowywanie dokumentów papierowych w odpowiednio przystosowanych do tego meblach (regałach, kartotekach, szafach),
  • innym rozwiązaniem jest outsourcing usług archiwizacyjnych, czyli zlecenie firmie zewnętrznej prowadzenia archiwum naszych dokumentów.

Niezależnie od wyboru rozwiązania, zawsze w firmie znajdą się bieżące, potrzebne akta, które należy mieć pod ręką. Jak je wtedy przechowywać? Jeśli jest ich dużo – polecamy system szaf, np. system TORO. Ten funkcjonalny zestaw mebli biurowych, jest przystosowany pod składowanie i segregowanie dokumentów. Jego praktycznym atutem są szuflady na teczki zawieszane, dzięki którym w bardzo szybki i łatwy sposób odnajduje się potrzebne papiery. TORO posiada także zamki baskwiliowe, aluminiowe żaluzje oraz zawiasy z kątem otwarcia 270°. Dostępna jest też opcja dołączenia kółek pod meble, tak aby można było je swobodnie przesuwać.

Najważniejsze jest, aby meble przechowujące dokumenty firmy, były zamykane na klucz lub szyfr oraz by były wykonane z trwałych materiałów. Największą popularnością cieszą się w tej dziedzinie meble metalowe, np. szafy kartotekowe z szufladami oraz specjalnymi przegródkami, które można opisywać. Przy zakupie mebli należy zwrócić uwagę na jakość systemów szufladowych, które wykonane ze słabych materiałów mogą zacinać się lub obwieszać pod ciężarem dokumentacji. Oferowane przez nas systemy szaf i regałów, a także meble metalowe produkowane są z zachowaniem standardów jakości, gwarantujących ich niezawodność.

W mniejszych pomieszczeniach doskonale wykorzystać można przestrzeń nad biurkami czy niższymi szafami, poprzez zastosowanie podwieszanych nastawek. Contino oferuje tego typu meble, które są dodatkowo zamykane na zamek oraz łatwo montowane do ściany. Oferujemy także ciekawe rozwiązanie dotyczące przechowywania dokumentów o większych formatach. Specjalne szafy metalowe na plany i mapy są idealnym zabezpieczeniem dokumentów przed dostępem nieupoważnionych osób, umożliwiającym odpowiednie segregowanie.

Nie należy lekceważyć wyboru odpowiedniego umeblowania biura, w którym archiwizuje się firmowe pisma. Jest to bardzo istotny element w prowadzeniu przedsiębiorstwa, który gwarantuje nam łatwy i szybki dostęp do dokumentacji oraz jej bezpieczeństwo.



Archiwum

61 812 61 33 biuro@contino.pl ul. Naramowicka 47/103 61-622 Poznań